Varem või hiljem seisab iga töötaja küsimuse ees: kuidas oma töö kohta korralikult aruannet koostada. Igasugune aruanne on töötaja ja juhi jaoks oluline tööriist, selle vormistatud suhtlemisviisi abil saab juht vajaliku teabe, mida tal on vaja töötaja tegevust analüüsida ja hinnata.
Juhised
Samm 1
Kõigepealt on vaja kindlaks teha, millist tüüpi aruanne tuleb koostada: ühekordne või töö. Ühekordsed aruanded koostatakse tavaliselt konkreetsete tegevuste tulemuste põhjal ja töötajad võimaldavad teil perioodiliselt analüüsida töötaja tehtud tööd (maht ja tulemus).
Perioodilised aruanded võivad olla: igapäevased (saab kasutada oluliste lühiajaliste projektide jälgimiseks või töötaja katseaja jooksul), iganädalased (kõige tavalisemad), kuu-, kvartali- ja valmisandmed (seda tüüpi aruanne sisaldab suurt hulka analüütilist teavet) ja seda antakse tavaliselt kõrgemale juhtkonnale).
2. samm
Kuidas siis tööaruannet õigesti kirjutada?
Esiteks peate otsustama aruande ajastuse ja oma tööplaanis planeerima selle koostamise aja. See võib olla väike aeg iga päev või konkreetne aeg, mis on ette nähtud kogu aruande koostamiseks korraga, kõige tähtsam on mitte viivitada tähtajani.
3. samm
Kõigepealt otsustage oma töö lõppeesmärgid. Aruande sisu peaks olema informatiivne, selge ja eelistatavalt lühike. Ärge unustage "seitsme reeglit", mis ütleb, et meie teadvus on võimeline efektiivselt omastama 7 elementi korraga (+/- 2). Sellest lähtuvalt on soovitav aruandes täpselt see punktide või jaotiste arv esile tuua.
4. samm
Oluline on osata keskenduda oma tegevuse tulemustele, kirjeldada, millised ülesanded on täidetud, mitte ainult teatud perioodil sooritatud toimingute loetlemiseks.
5. samm
Suurema selguse huvides esitage oma vastus tabelite, piltide, diagrammidega.
6. samm
Olukord on lihtsustatud, kui teie ettevõte on juba välja töötanud aruandevormid (vormid, tabelid, mis tuleb täita kommentaare tehes)
7. samm
Tähtis pole mitte ainult see, mida te aruandesse kirjutasite, vaid ka see, kuidas te selle saatsite. Siinkohal peaksite meeles pidama kuldreeglit: igapäevased aruanded saadetakse tööpäeva lõpus, mitte järgmisel hommikul. Igal nädalal - reede õhtul, mitte esmaspäeva hommikul.
8. samm
Veel üks näpunäide: enne aruande saatmist lugege seda uuesti, proovige seda teha oma juhtkonna silmade läbi. Mis küsimused teil on? Võib-olla on vaja midagi lisada või vastupidi, teavet võimalikult palju lihtsustada.
